如何使用时间管理矩阵做重要的事情

当生活发生重大变化或中断时，时间管理是最先飞出窗外的事情之一。在这些情况下，时间可能会失去所有定义。可以理解的是，紧急和重要的术语具有新的含义。

在他的书中， 高效能人士的七个习惯 , Steven Covey 推广了一个他称之为时间管理矩阵的概念。柯维将我们清醒时花费的时间分为四个象限：

象限 1 : 紧急且重要。例如：在医疗紧急情况下获得帮助，或阻止小孩撞上交通。
象限 2 : 不紧急，但重要。示例：定期更换汽车中的机油，或实现公司内部目标，在一个小时内对每个客户联系做出有意义的响应。
第三象限 : 紧急，但不重要。示例：一位同事过来询问公司野餐，或回应限时优惠。
第四象限 : 既不紧急也不重要。示例：通过社交媒体提要进行末日滚动，回复您不认识的人发布的网站评论，或电视狂欢。

这是 Sage Automation 展示的矩阵图：^[1]

为了尽可能最好地利用这四个象限，我们需要对我们如何分配 Covey 的术语以及分配给什么内容非常诚实。以下是如何去做：

1. 把一个美元数字放在你的时间

如果你想消除时间浪费在你的生活中，开始把你的时间当作金钱。将时间视为一种资产可能让人感觉有些模糊。在你的工作时间上贴上美元符号会很快变得清晰。

金融专家 Dave Ramsey 建议通过将您所有的钱分配到一个类别来跟踪您赚取的每一分钱。例如，您下一份薪水的 1,000 美元可能属于租金类别，400 美元可能用于杂货，等等。广告

在您开始命名和跟踪您的时间之前，时间管理只不过是猜测和直觉。将 Covey 时间管理矩阵和 Ramsey 技术相结合是让自己成为时间管理驾驶员的第一步。也许你决定你的时间每小时有 30 美元的现金价值。例如，在 Netflix 狂欢结束时，您会发现自己已经花了 4.5 个小时。净值为 135 美元。将此记录在娱乐下的每日日志中。

如果你和大多数人一样，当你把你分配给你的各种生活类别的美元价值加起来时，你的清晰时刻可能会在月底到来。

虽然您可能对 135 美元的单次电视狂欢不屑一顾，但当您发现在一个月内，您在该类别上花费了 1,485 美元时，您会有什么感受？作为参考，假设每天清醒 16 小时，您每月 31 天的可用时间库存为 14,880 美元。仅工作时间就可能吸收 4,500 至 6,000 美元的费用。

现在，您有能力真正清晰地管理您的优先事项。看电视真的值你总醒着时间的近 10% 吗？只有你能回答这个问题。

2. 为时间管理矩阵的成功做好准备

从写出每项任务开始

在这一点上，你要做的就是清空你的大脑。不要花费任何精力去考虑紧迫性、重要性或截止日期。那部分将在以后出现。现在，尽你最大的努力将所有在你大脑中嗡嗡作响的任务放入电子表格或纸上。

使用最适合您的任何工具，以便您可以尽快释放您的想法。不要停下来，直到你确信你已经捕捉到了一切。

接下来，为每个任务分配一个截止日期

首先填写那些你知道是一成不变的最后期限。为了保持健康的关系，您需要优先考虑您已经对其他人做出的承诺。如果可能的话，在你承诺的时间之前设定你的最后期限——你可能需要更远的弹性时间。从一个时间管理目标开始，即成为那种承诺不足和交付过多的人。广告

突出显示您知道紧急的任务。在应用紧急一词时要小心。在您看来紧急的事情对您的家人、朋友和客户来说可能无关紧要。每个人都需要提出一个个人的工作定义，但开始时，请谨慎使用此分类。

在分类时优先考虑以前的承诺。您始终可以返回并将特定任务升级到此状态，但首先要表现出一些克制。毕竟，如果一切都是紧急的，那么没有什么是真正紧急的。

按重要性重新排序您的列表

这是使用电子表格而不是纸张可以真正获得回报的地方。在电子表格中插入重要性列，如果您使用纸张或索引卡，则选择不同颜色的钢笔或记号笔。给每项任务一个从 1（一点都不重要）到 100（最重要）的重要性评级。

我个人喜欢使用 1 到 100 的比例，因为它提供了粒度。例如，两个任务可能都在 1 到 10 的范围内评分为 8，但您可以在排序时区分 82 和 88。

3. 将你的生活融入时间管理矩阵

现在，退后一步，看看你有什么。如果您已完成作业，您现在应该会看到您的每一项任务及其重要性和紧迫性的排名。

开始将每个任务移动到时间管理矩阵的四个象限之一。从明显的位置开始。一旦它们出现在网格上，您就可以评估可能合法地出现在两个象限之一中的接近呼叫。您可能会开始根据重要性或紧急程度重新排列项目，这很好。您可能会意识到有些任务并不像您最初想象的那么重要或紧迫。

Q1：保持开放的着陆带

尽量将尽可能多的事情排除在紧急和重要象限之外。在您第一次尝试时间管理时，这可能是不可能的，但要设定一个长期目标，即在第一季度保持一些开放空间。您可以通过尽可能高效地处理出现在其他三个象限中的任务来实现这一点。广告

例如，忙碌的初创公司创始人仍希望保持身材，但没有时间在健身房度过。《华尔街日报》畅销书作家约翰·贾奎什博士推荐可变阻力训练而不是大重量训练。 Jaquish 博士说，经过科学证明，可变阻力训练可以在更短的时间内产生更好的健身效果。这与高蛋白饮食相结合，可以在不牺牲一天中宝贵的时间的情况下为企业家提供他们想要的结果。

显然，您可以在 10 分钟后接到客户电话，立即在第一季度放置一些东西。你的任何计划或准备都不可能阻止它降落在那里，所以这不是你的错。您的工作是为这种不可能性保持着陆跑道。

Q2：用专门的时间块完成这些任务

如果某件事很重要，那么它很有可能最终变得紧急。使用换油示例，您显然希望在发动机熄火之前解决此任务。如果你不这样做，Q2 任务突然必须重新分类 Q1，你将有一个全新的 Q1 来保持它的陪伴：租一辆汽车。

其他 Q2 任务可能永远不会变得紧迫，但这并不会削弱这些大局项目的重要性。也许您已经致力于学习更多知识以帮助推进工作场所反种族主义，作者和福布斯撰稿人 Dana Brownlee 指出。该目标很可能不会实现，除非您主动在日历上安排时间以确保为该目标分配必要的时间。^[二]

如果不刻意安排这些任务，它们将永远无法完成。

Q3：问你的紧急物品几个问题

这一类别至少有一个问题，即紧急任务往往伪装成重要的。将两者混淆是很常见的，因此学会区分这一点至关重要。您希望获得的潜在客户的短信很紧急，而您的保险代理人希望安排年度保单审查的电子邮件可能要等到周五。

电子邮件、语音邮件、文本消息和其他形式的即时通信几乎总是带有紧迫感，但它们可能并不重要。当您查看 Q3 中发生的事情时，问问自己您是否和发送者一样有紧迫感。可能是时候取消订阅某些团体、个人或新闻通讯，以尽量减少 Q3 的混乱。广告

Q4：充分利用你不紧急、不重要的活动

Q4 是每个想要成为时间经理的人都喜欢放弃的象限，但不要那么仓促。虽然您肯定希望彻底消除时间浪费，但这也是停机时间所在的象限。与其发誓完全放弃 Q4 的所有活动，不如充分利用您参与的活动。

首先，首先消除或委派不能充分利用你的时间的任务。当然，该报告需要重新格式化，但实习生可能会为您完成。使用销售软件自动化您的潜在客户电子邮件，这样您就不必自己发送所有邮件。

在休息时，请注意让您感觉精神焕发的活动和让您感到筋疲力尽的活动。对在树林里散步说“是”，对在社交媒体上与陌生人争论说“不”。通过明智地选择您的休闲活动，您将从第四季度的收益中获得最大收益。

最后的想法

当你觉得你的日程安排控制你而不是相反时，柯维的时间管理矩阵是一个很好的工具。您的成功可能归结为您在分配标签时对自己的诚实程度。

不要害怕问自己，这真的很紧急吗？您还需要明确区分对您重要的内容和对其他人重要的内容。不加批判地接受别人的重要或紧急标签太容易了。

时间管理有一个很好的地方，可以让您完全控制自己的日程安排，而不会陷入僵化的思维。企业家尤其需要在他们的日程安排中考虑一些灵活性，以便他们可以利用突然出现的第一季度机会。但是，过度弯曲，最终会浪费时间。当您自定义 Covey 和 Ramsey 的技术以适应您的生活时，请给自己一些机会，让自己犯错并根据需要进行调整。你会到达那里。

参考

[1]	^	SAGE自动化：什么是时间管理矩阵，它如何防止维护？
[二]	^	福布斯：在 2021 年避免这个时间管理错误——你的日历会感谢你