有效电子邮件管理的 11 个简单技巧

您每天花多少时间管理电子邮件？一小时？ 30分钟？几个小时？也许半天？

虽然电子邮件旨在促进沟通，但我怀疑它有时会成为一种适得其反的工具，因为我们花了太多时间管理您的电子邮件！例如，想想这些实例：

即使您仅在 5 分钟前才查看过收件箱，您是否有时还会继续点击它？
您每天是否花费大量时间管理您的电子邮件，例如搜索过去的邮件、分类、组织和删除旧邮件？
您是否经常将电子邮件作为您的首要任务而不是实际完成工作？
是否有几天您在收件箱中花费的时间比做适当的工作还要多？

归根结底，电子邮件只是您完成任务的工具。以下是改善电子邮件管理的 11 个技巧：

1. 每天处理一次您的邮件

尽管我每天检查邮件几次只是为了了解情况（以防出现奇怪的事情，例如我的网站出现故障，或者有紧急请求），但我不会立即处理它们。我每天只这样做一次，无论是在一天的开始还是在晚上。

留出每天的时间段来处理您的电子邮件。如果你没有在时间段内完成，第二天继续。优先考虑更重要的，然后放开其余的。（见#2）。

如果您在工作级别的职位上收到很多对时间敏感的电子邮件，您仍然可以将其付诸实践。重点是不要让电子邮件充斥您的生活。请记住，它是帮助您完成工作的工具，而不是工作本身。广告

2. 优先处理 20% 的邮件；推迟 80%

并非所有电子邮件都是相同的。我喜欢 80/20 规则因为它适用于我们生活的每一个领域。包括电子邮件。 80/20 规则是指在任何情况下，20% 的输入都会产生 80% 的输出。因此，为了有效，我们应该专注于 20% 的投入导致 80% 的产出。同样，我们应该专注于 20% 的高价值电子邮件，以实现最大输出。

我的 20% 电子邮件是让我在工作中取得下一个突破的邮件。它们可以是媒体请求、采访点、社交机会、业务线索、演讲机会以及其他可以实现我 20% 业务目标的事物。我 20% 的电子邮件还包括对我的工作进行投资的人，例如我的 1-1辅导客户、演讲活动以及购买我的课程和产品的读者。最后但并非最不重要的是，与我的好朋友的通信也落在了这里。其他所有内容都会进入 80% 的邮件。

对于 20% 的电子邮件，我给予它们重要的优先级。我通常会立即回复他们（特别是如果他们符合 #9 中的 1 分钟规则）；如果没有，我会在 1-3 天后找到他们。对于 80% 的邮件，我需要更长的时间来回复，有时甚至不回复（参见第 4 点）。

3. XX Day 文件夹回复

将需要您回复的邮件归档到 XX 日回复文件夹中，其中 XX 是一周中的哪一天。我每周留出 3 天时间回复电子邮件——周二、周四和周六。这样我就不会在收到邮件时立即回复。我读了它，在心里承认它，并考虑它直到回复的时间（从收到邮件平均 3-8 天）。

4. 意识到你不需要回复每封邮件

不管你怎么想，你不需要回复每封邮件。有时，经过一段时间后没有回复，本身也可以视为回复。

我收到了大量的读者邮件，有一段时间我过去常常回复收到的每一封邮件。它对我没有任何作用。我会花一整天时间回复邮件，到了一天结束时，我会筋疲力尽，无法做任何真正的工作。有趣的是，几乎所有我回复的邮件都没有得到任何形式的回复（甚至没有确认或感谢），即使我发布了后续问题以进一步帮助他们。我怀疑有一半的邮件没有被阅读，另一半是人们一时冲动发送的邮件，回复并不重要。无论哪种方式，我都意识到将时间用于更高价值的任务会更有效，例如开发高价值和内容丰富的产品，支持我的 1-1 辅导客户，新项目和撰写新文章。广告

不要过分强调回复每封邮件。如果有帮助，请回复，但如果回复的成本不超过收益，那么也许不值得担心。顺其自然，随着时间的推移，事情会自行解决。

5.如果您经常发送类似的回复，请创建模板回复

如果您查看已发送的文件夹，您可能会发现回复内容的趋势。我在我的网站上收到的邮件通常可以归为以下几个类别之一 (1) 反馈/感谢邮件 (2) 1-1 辅导 (3) 书籍/产品评论请求 (4) 演讲查询 (5) 其他.对于 (1) 和 (2)，我使用我在回复中使用的事先编写的模板。当我回复时，我会相应地定制它们以适应原始邮件的需要。与过去我从头开始输入电子邮件相比，这为我节省了大量时间。

6. 只阅读相关的电子邮件

我订阅了一些时事通讯——例如健身、自助、博客和商业，但我没有阅读他们发送的所有邮件。我也不删除它们，因为我知道它们有有价值的信息。相反，我将 gmail 设置为自动将它们归档到不同的标签（文件夹）。博客邮件被归档到博客文件夹中，健身邮件被归档到健康和健身文件夹中，等等。截至目前，我有大约 30 个文件夹。我只在我想获得有关该主题的更多信息时才阅读它们。

您无需阅读收到的每一封邮件。挑选与您相关的内容。

7. 将您的邮件分类

文件夹（或标签，如果您使用 gmail）可帮助您整理邮件。

首先，对你正在做的事情使用相关的命名系统。如果你现在最大的优先事项是（1）写一本书和（2）减肥，那么你的文件夹就是这样命名的。广告

其次，使用层次结构。一级文件夹用于大类，二级文件夹用于子类，以此类推。例如，我将 Admin 作为第一级文件夹，将 Back-Up、Accounting、Accounts 等作为第二级文件夹。如果需要，我有三级文件夹可以进一步细分它们。 Gmail 有一个附加组件，可让您使用不同的层标签（设置 > 实验室 > 嵌套标签）

使用过滤器 (#8) 自动将邮件组织到文件夹中会产生奇迹。

8. 使用过滤器

过滤器是一种工具，可帮助您在邮件进入您的邮件时自动对其进行分类。过滤器需要 2 个基本的东西 - (1) 要注意的术语 (2) 如果术语匹配，则要应用的操作。截至目前，我的 gmail 已为不同的电子邮件地址、主题标题、正文以及其他内容设置了大约 20 个不同的过滤器。根据它是什么过滤器，邮件将自动分类到相应的文件夹/存档中。这最大限度地减少了我需要做的管理操作的数量。

这是我的视频教程，分享我如何设置电子邮件过滤器以实现收件箱零：使用电子邮件过滤器实现收件箱零的 3 个简单技巧 [视频教程]

9.回复时使用1分钟规则

如果在1分钟内回复，立即回复并存档。不要让它在您的邮箱中放置很长时间。让它在你的脑海中盘旋并不断被提醒你需要回复需要更多的努力。只要确保在回复时保持 1 分钟的时间范围，这样就不会花费比需要更多的时间。这有助于我在短时间内清除大量邮件。

10. 限制您在收件箱中花费的时间

超过 1 分钟规则，限制您在收件箱中花费的总时间。下次检查邮件时，给自己计时 .查看您处理、阅读、回复和整理邮件所需的时间。然后问问自己有多少时间花得很好。很有可能，其中大部分内容完全没有任何意义。广告

有时，您会收到非常长的电子邮件。对于这些电子邮件，请浏览一下，看看是否有任何与您相关的内容，然后相应地处理它们。如果需要，请回复（并使用 1 分钟规则）；如果您不打算回复，请将其存档。如果你要回复，不要因为这个人写了一封长邮件而觉得有必要回复一封很长的邮件。您最不想要的是通过电子邮件交换论文，这会在不经意间导致您掉入电子邮件黑洞。登录您的收件箱，做您需要做的事情，然后立即离开。