有效的会议是讨论和解决问题的一种方式，不仅在公司，而且在任何组织中。无论是老板还是员工，任何人都可以贡献和发言。

虽然会议是提高生产力的必要工具，但有些会议就是不成功，最终浪费了每个人的时间和精力。

有一些简化的方法和要素来运行高效和有效的会议，这里将介绍其中的 10 个。

1. 明确会议目的

在召集会议之前，您必须首先询问：

为什么和 做什么的？

会议只有在目的和目标明确时才会有效，无论是解决员工之间的纠纷还是讨论公司危机。这也涉及达到某种结果，而这个结果很可能与目的有关。

在向相关人员发出邀请之前，必须计划一个明确的目的。确保你确切地知道你为什么会见以及期望的结果。

2.只邀请必要的人

只有必要的人作为会议参与者是实现有效会议的另一个步骤。广告

开会的目的和公司的网络安全有关系吗？邀请 IT 部门负责人。

会议的目的是否与公司的未来有关？邀请你的老板和相关员工。

只有与预期结果直接相关的人才能参加会议。这样，您就不会浪费其他人的时间和生产力。这也将保持尽可能低的数字，这意味着更少的干扰和分心。

3. 批准最终时间表

当您努力举办有效的会议时，请为会议制定议程。这应该包括行动项目、地点、开始和结束时间以及涉及的人员。然后，通过电子邮件将备忘录发送给必要的人，或将其放在他们的办公桌上。

不要等待迟到的人，并确保会议 准时开始 .一开始这可能并不容易，尤其是如果您是宽大的类型。但是你会意识到这不仅对你很重要，对其他人也很重要。

如果议程摆在他们面前，人们会对会议感到更自在。这也将减少琐碎的事情，例如不必要的介绍或插入随机问题。

4 . 制定针对智能手机或平板电脑的规则

很难吸引人们的注意力，尤其是当他们使用手机或平板电脑时。

多任务处理本身已经是一个问题，但当你不得不与专门设计来吸引人们注意力的设备竞争时，情况就更糟了。研究表明，不同媒体之间的多任务处理会导致较差的信息处理以及较低的性能和生产力。广告

在一项研究中，结果表明重媒体多任务处理者更容易受到无关环境刺激和记忆中无关表征的干扰^[1].

为确保参会者将注意力集中在议程上，禁止使用智能手机和平板电脑，以便每个参与者专注于手头的任务。

5. 指定主持人

即使您是会议的策划者，但这并不意味着您也是主持人。

您应该考虑您是否最适合主持会议，或者其他人是否可以做得更好。这可能取决于主题。如果您认为这对生产力最有利，请毫不犹豫地指定其他合格的人员担任主持人^[2].

当然，主持人应该是知道如何召开有效会议的人。主持人还应充当计时员并观察会议的正确流程，确保议程正常进行。有可能，这样的会议会更成功。

6. 召开更少、更好的会议

与其在公司出现问题或争议时每次都召开会议，不如寻找其他方法来解决这些问题。

有许多替代会议的方法比召开次优会议更有效和高效。发送电子邮件或与负责人交谈只是您可以选择退出会议的一些方式。

您可以在本文中找到有关会议替代方案的更多想法。广告

如果您尽可能少地召集会议，参与者将更热衷于参加。您必须确保会议的质量，您可以通过避免不必要的会议来做到这一点。

7. 吃饭和见面时间分开

在会议期间做其他事情会降低每个人的注意力，这包括吃饭。最好在会议时间前三十分钟到一小时宣布用餐时间。这将确保人们不会在会议期间进食，从而避免进一步分心。

在吃饭或吃饭的时候，大家可以边吃边聊。但是在会议期间，每个人都应该专注于手头的议程并一起头脑风暴。

通过这种方式，您可以遵循您的计划，将注意力集中在实现会议的目的上，并明智地管理您的时间。

八、审议会议决议

在会议的最后 5 到 10 分钟内，回顾做出的任何决定和采取的行动。必须在每个人离开之前达成参与者之间的明确理解和会议的目的。这可确保每个人都满足他们的查询并包括他们的贡献。

它还为任何人提供了表达最终疑问或问题，或分享与决策相关的信息的机会，这对于有效的会议来说都是至关重要的。

主持人应在会议结束前澄清参与者之间的任何分歧，并针对他们的问题提出简洁的解决方案。重要的是每个人都吸收会议中讨论的内容。

9. 向每位参与者发送跟进通知

最微弱的墨迹，比最强的记忆还要强大。 -中国谚语

每个参与者在会议之外都有自己的问题。这就是为什么有些人经常忘记一些事情，即使它们很重要。为确保人们记住会议中讨论的内容，请通过电子邮件发送后续记录，或将其留在办公桌上。

这应该简短而温馨，涵盖讨论的内容和得出的结论。它还可以包括简短的感谢您的参与。

10. 发送评估表

我们必须承认，并不是每个人都喜欢开会的想法。对于这些人，我们必须设法确保他们在参加会议时感到舒适。

如果直接问，他们中的一些人不会说问题是什么，所以评估表是一个方便的工具来获得他们的反馈。

查看这篇文章，了解更多关于为什么反馈如此重要的信息。

检查参与者的反馈，将参与者的要求纳入下一次会议，并更改任何引起不适的流程。要召开有效的会议，确保人们感到舒适是关键。

最后的想法

会议很重要，但这并不意味着它们总是富有成效。在期待一切顺利之前，首先学习如何举办成功的会议是很重要的。

请记住，有效的会议是每个人都必须合作的过程。广告

关于如何召开有效会议的这 10 个简单提示肯定会帮助您成为更好的领导者和团队成员。现在继续将这些技巧融入您的日常会议中，让工作效率不断提高。

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参考