当您对工作感到焦虑时，减轻压力和不知所措的最有效方法之一就是坐下来，拿着笔和一张纸，写下您必须做的所有事情。什么作者 把事情做好 , 大卫艾伦称之为头脑风暴。它可以减轻您大脑的认知负担，当您可以看到列出所有必须做的事情时，您会感到安慰，因为它并不像您的大脑告诉您的那么糟糕。

然而，仅仅把所有这些你必须做的事情都抛在脑后，并不能完成工作。这只是第一步。

要真正从制作待办事项清单中获益，您可以做一些事情来使您的待办事项清单更有效。

1. 清楚你需要做什么

我经常看到清单上写着像这样的任务 与蒂姆交谈 或者 准备演示文稿 .像这样编写任务的问题是它们不清楚。有许多问题仍未得到解答。和蒂姆谈什么？什么介绍？需要准备什么？

当你写一个任务时，你就会知道你想做什么；但是过了一个周末或者几天，你想要完成的事情就变得模糊不清了。写得好得多 和蒂姆谈谈下周的柏林之旅 或者 为下周向董事会提交的报告准备大纲 .当然，写额外的单词可能需要几秒钟的时间，但是，当您完成任务时，您会感谢自己。

写这样的任务 非常清楚你想做什么 .当你坐下来开始你的工作时，你会确切地知道完成这些任务所涉及的内容，这样你就可以更好地决定要做什么。广告

它还节省了大量时间，因为清晰意味着您将能够获得正确的文件并立即开始，而不必花几分钟时间来记住您需要做什么。

2. 不要随意约会任务

给你写的每一个任务添加一个日期是非常诱人的——你不想忘记做它，是吗？——随机约会你放在待办事项列表中的每一个任务的问题是你最终会得到一个在您选择的日期不需要做的大量日常任务列表，您要么重新安排任务，要么就忽略它们。

相反，要更具战略意义。如果您打算在那天完成任务，则仅在任务上注明日期。当这个人有一天的背靠背会议时，我每天都会看到有 20 到 30 个任务的清单。在这种情况下，任务将无法完成。

可以在你的每日待办事项列表中加入提醒任务——比如 提醒 : 回顾项目 X – 有什么需要做的吗？ 或者创建一个要拨打的电话列表，并有一项日常任务告诉您查看您的电话列表。只需努力使您的日常待办事项清单易于管理和切合实际。

每周花一点时间根据日历上的内容来计划您的一周，这将有助于您使待办事项清单更有效。然后您可以将日期添加到您的任务中。当你在办公室度过安静的一天没有开会时，有一个更长的待办事项清单。如果您出差在外，请减少清单上的任务数量。

3. 保持你的每日清单不超过 10 个任务

当我向人们提出这个建议时，他们经常嘲笑我。他们认为自己比这要忙得多，而且清单上必须至少有 20 项任务。广告

这里的问题在于你每天都会遇到的所有干扰、紧急情况和干扰；你不会完成那二十个任务。你会在一天结束时感到沮丧，因为你正在重新安排你清单上的 25% 到 50% 的任务。

相反，在一天结束时，花大约 10 到 15 分钟来确定第二天的优先顺序。 选择清单上最重要的十项任务 并以某种方式突出它们。许多待办事项列表管理器都有标记任务的方法，因此您可以为第二天要完成的 10 个任务添加一个标记。

这不仅让您专注于重要的事情，而且还迫使您选择对您的一天产生最大积极影响的任务。

当您开始以这种方式排列待办事项列表的优先级时，您自然会变得更加专注，并将更多宝贵的时间花在能够推动您推进项目和目标的任务上。

4. 将相似的任务组合在一起

当您查看待办事项列表时，您会发现许多任务本质上是相似的。

例如，给客户打电话。如果您的每日清单上有两到三项涉及致电客户的任务，请将它们组合在一起并同时执行。安排三十分钟左右的时间来接听电话，然后一个接一个接电话。同样，如果您有涉及电子邮件的任务，也将它们组合在一起。你会发现你完成了更多的工作，你的注意力更加集中在你正在做的工作上。广告

当您整天在不同类型的工作之间切换时，它可能会变得混乱。这对您的效率和生产力要好得多 一起做类似的任务 .您打开了正确的工具（应用程序、电话电子邮件等），这将为您节省大量时间。

5. 让你的待办事项清单充满动力

当您编写诸如回复电子邮件或进行客户跟进电话之类的任务时，那里没有真正的动力。感觉就像你正在经历做工作的例行公事。在可能的情况下，编写任务，例如将电子邮件收件箱归零并致电我的客户以确保他们满意。这可能看起来很简单，但很多时候待办事项清单没有情感价值。这只是一份要做的工作清单。

为了让这份清单更具启发性， 编写任务，以便它们唤起情绪反应 .让您的客户满意将比打电话更能激励他们，因为这是您的工作或与自己竞争以每天将您的电子邮件收件箱归零为任务增添了更多的火花。

另一种让你的待办事项清单更有动力的方法是 保持每日清单简短 .就像我上面写的，当你的每日待办事项清单上的任务不超过十项时，它会感觉可以实现。如果它有二十到三十个任务，它只会让人感到不知所措。看看你的每日清单并感到鼓舞比查看你的清单并感到沮丧要好得多。

6. 做每周回顾

对于任何读过大卫艾伦的人 把事情做好 书，您将了解每周评论的所有内容。然而，让我惊讶的是有多少人跳过了它。如果您希望您的待办事项清单保持有效和最新，那么每周回顾是至关重要的。

在你四处奔波做事的一周里，你会错过一些事情。我们是人类，我们会忘记检查我们已经完成的任务，我们会添加时间敏感的任务而不添加日期，我们会忘记添加任务。每周回顾是你停下来一个小时，对你必须做的事情进行全面了解的地方。广告

理想情况下，你的每周回顾应该在一个不受干扰的地方进行，这样你就可以专注于你必须做的工作并计划下一周。把你所有的任务放在一起——你可能已经把任务写在笔记本上，而不是把它们添加到你的待办事项列表中——并清除不再需要或已经完成的任务。

每周进行一次回顾可以让您完全掌控。它使您可以专注于工作，决定下一步需要做什么以及可以推迟到以后的时间。这是我所知道的最好的方式 以计划和方向开始一周 这是一种确保您做正确的事情并且不会陷入无法推动您在项目或目标上前进的次要任务的方法。

底线

如果使用得当，待办事项清单可以成为推动您完成最佳工作并取得惊人成就的动力和驱动力。它让您专注于重要的事情，并防止您错过可能会丢失的任务。

待办事项清单还可以帮助您减轻压力和不知所措，因为您不必试图记住脑海中的所有事情，而是将所有必须做的工作具体化，从而释放出头脑中的空间以进行更多的创造性工作。

让我们回顾一下关键要点：

• 写任务，这样你就很清楚你必须做什么。如果您必须呼叫某人，请将他们的电话号码放在任务中以节省搜索号码的时间。
• 添加有意义且非随机的日期。当您的每日待办事项清单只有当天必须完成的任务时，您将更加专注于正确的工作。
• 在您的待办事项列表中，每天最多只允许 10 到 12 个标记的任务。这并不意味着您只能执行这些任务。如果您在一天结束时有时间和精力，您总是可以做更多的事情。
• 将相似的任务组合在一起，这样您就可以同时专注于您正在做的工作类型。这有助于避免 多任务风险 .
• 写下你的任务，让它们有意义和有动力。你想看看你的清单，并有动力坚持下去并完成工作。
• 千万不要错过做一个完整的每周回顾。这是将所有内容保持在一起并保持相关性的粘合剂。

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精选照片来源： Cathryn Lavery 通过 unsplash.com 广告