当今的商业世界几乎完全是信息驱动的。无论您是经营一家小型企业还是在大型跨国公司中占据组织结构图的一小部分，您的大部分工作都可能是与他人交流，最常见的是书面交流。当然有电子邮件和传统的商业信函，但大多数商务人士也被要求撰写演示文稿、备忘录、提案、业务要求、培训材料、宣传文案、拨款提案和各种其他文件。

这是摩擦： 大多数商务人士几乎没有写作经验 .虽然拥有商学学位的人可能在学校做过一些写作，但在商科课程中很少强调这一点，而且学习写好文章几乎不是大多数人渴望进入商学院的驱动力。那些没有大学背景的人可能根本就没有被要求写作，至少从公立学校开始。

如果您是众多商界人士中的一员，而写作从来不是他们主要关注的问题，那么您应该知道 缺乏写作技巧是一个越来越大的障碍 .花一些时间来改进你的写作可以显着提高你的可雇用性和晋升前景。没有什么可以替代练习，但这里有一些提示可以让你走上正确的轨道。广告

1.少即是多。

在商务写作和几乎所有其他类型的写作中，简洁很重要。 具有讽刺意味的是，随着书面信息对企业的顺利运作变得越来越重要，人们越来越不愿意阅读。 越来越多的杂志和其他媒体过去常常运行 2,000 字的特写，现在正在减少到 500 字的草图。少用词，删掉花哨的散文，避免冗长、曲折的句子。正如佐罗教他的儿子，上车，制造你的 Z，然后下车！ – 直截了当，说出你​​想说的，然后说完。

2. 避免行话。

商界的每个人都讨厌商业写作，所有那些蓝蓝的解决方案和那些最终毫无意义的战略协同作用；头脑风暴和合作机会更有意义，但听起来并不荒谬。虽然有时行话是不可避免的——例如在业务需求文档或技术规范中——尝试使用更简单的语言。即使对于与您处于同一领域的人来说，行话通常也效率低下——眼睛滑过它而没有真正理解其含义。 有一个原因，当作家想要时经常使用行话 不是 随便说什么。 广告

3.写一次，检查两次。

写完后立即校对，然后几小时或几天后再次校对。 没有什么比在其他精美的文档中出现愚蠢的错字更令人尴尬的了。 这几乎不公平——错别字发生了！ – 但无论如何，人们会因为这些错误而严厉地评判你。除了在直接的紧急情况下，总是给自己时间把你的写作放在一边，稍后再回来。大脑很狡猾，会忽略它刚刚犯的错误；花些时间在其他事情上工作将使您有能力在其他人阅读这些错误之前捕获这些错误。

4.写一次，检查两次。

我知道，我刚刚说了这个，但我在这里的意思是别的。除了捕捉错别字和其他错误， 在写作和重读你的作品之间留出一些时间可以帮助你发现语气错误，否则这些错误可能会让你逃脱并造成麻烦 .例如，当我们心烦意乱或生气时，我们经常写一些我们实际上并不想让其他人阅读的东西。在让作品传达给观众之前，请确保您的作品表达了您想表达的内容，表达的方式。

5. 特别注意姓名、头衔和性别。

好吧，还有一件事比打错字更令人尴尬：在整个文档中始终称史密斯先生为史密斯女士。 如果您对某人姓名的拼写、他们的职位（及其含义）或他们的性别不满意，要么 a) 与知道的人（如他们的助手）核对，或 b) 在性别的情况下，使用中性语言。 尽管你的语法老师和大厅里自以为是的语法纳粹可能会说，他们和他们的人正在迅速成为完全可以接受的性别中立的单数代词。广告

6. 保存模板。

每当您写一封特别好的信件、电子邮件、备忘录或其他文档时，如果您将来有一点可能会写类似的文档，请将其保存为模板以备将来使用。由于匆忙完成写作是错别字和其他错误的主要原因之一， 通过使用预先编写的文档节省时间可以避免此类错误的尴尬 .只需确保在重新使用之前删除任何特定信息 - 姓名、公司等 - 您不想给 Sharif 先生发送一封写给 O'Toole 夫人的信！

7.要专业，不一定要正式。

有一种倾向认为所有的商务沟通都是正式的，这不是必要的，甚至不是很有成效。正式语言适用于法律文件和工作申请，但就像行话一样，它常常变得不可见，模糊而不是揭示其含义。同时，请记住 非正式不应该意味着不专业 – 将个人评论、下流笑话和尖刻的八卦排除在您的业务沟通之外。请记住，法律要求许多企业（可能是您的企业）保留所有信件的副本——不要通过电子邮件、邮寄或传播任何您在公开审判中阅读记录时感到不舒服的东西。

8. 记住 5 W（和 H）

就像记者的新闻报道一样， 你的交流应该回答与你的听众相关的所有问题：谁？什么？什么时候？在哪里？为什么？如何？ 例如，这份备忘录与谁相关，他们应该知道什么，它将在何时何地适用，为什么它很重要，以及他们应该如何使用这些信息？使用 5W+H 公式也可以尝试预测读者可能会提出的任何问题。广告

9. 号召行动。

仅提供信息的文档内容很少能得到很好的保留。大多数商务交流都是为了达到某种目的，因此请确保它们包含号召性用语——读者应该这样做 做 .更好的是，读者应该做的事情 现在 . 不要让你的读者决定如何处理你提供的任何信息 – 大多数人甚至不会打扰，而且有足够多的人会弄错，过不了多久你的手就会一团糟。

10.不要给太多选择。

理想情况下，不要给任何东西。如果您想为会议设定一个时间，请给出一个时间并让他们确认或提出不同的时间。最多给两个选项，让他们选择一个。 太多的选择往往会导致决策瘫痪，这通常不是预期的效果。

11. 它对你的读者有什么好处？

有效写作的基石是描述好处，而不是特征。读者为什么要关心？例如，没有人关心 Windows 7 可以在 64 位模式下运行——他们关心的是它可以处理更多的内存，从而比 32 位操作系统运行得更快。 64 位是一个特性；让我更快地完成我的工作是好处。 好处吸引了读者，因为他们自然最关心的是找出如何让他们的生活更轻松或更美好。 广告

12. 聘请自由职业者。

不是写作技巧 本身 ，我知道，但仍然是很好的建议。 写作很可能不是您的强项——如果这很重要，请聘请为之写作的人 是 他们的强项。 您可能认为自由职业者仅用于营销材料，但事实并非如此 – 优秀的自由职业者可以制作备忘录、培训手册、内部信件、公司通讯、博客文章、维基条目以及您能想到的任何其他类型的写作.根据您的需要，您可以根据需要进行锻炼或将自由职业者转移到现场的小隔间，或者制定最适合您需求的任何其他安排。预计每小时至少支付 30 美元，更有可能每小时支付 50 美元至 125 美元，以取得好的写作——任何收费较低的人要么不是很好，要么不是很懂商业。 （这些费率适用于美国都会区的作家——世界其他地区的费率可能有所不同。）

伟大的写作可能需要我们很少有人拥有的才能，但是 有效的 写作是一项可以学习的技能。如果您的商业写作不合时宜，请按照上面的提示进行操作，看看您是否无法改进。如果你的写作 做 通过集合，在下面的评论中留下一两个小费怎么样？