正确按时完成工作需要富有成效。那么你怎么知道哪些任务是必不可少的，哪些可以等待呢？答案在优先矩阵中，也称为艾森豪威尔矩阵。

矩阵以德怀特·大卫·艾森豪威尔的名字命名。

艾森豪威尔是美国军队的将军，1953 年至 1961 年担任美国第 34 任总统。作为五星级将军和美国陆军最高指挥官，他起草了盟军入侵欧洲的战略。^[1]

艾森豪威尔每次都必须做出艰难的决定，从他每天需要关注的许多任务中优先考虑哪些任务。所以，他想出了著名的艾森豪威尔矩阵，或者优先矩阵。

目录

1. 什么是优先级矩阵？
2. 如何使用优先级矩阵
3. 结论
4. 更多关于优先排序的提示

什么是优先级矩阵？

优先级矩阵是一种根据紧急程度对任务进行评级的工具。它可以帮助您了解关键活动和您应该绕过的任务，并且在项目管理、小型企业或个人任务中很有用。

艾森豪威尔对矩阵有一句名言：

大多数紧急的任务并不重要，而大多数重要的任务并不紧急。

这句话成为艾森豪威尔管理时间的格言。

优先级矩阵中有四个象限，有助于比较首先和最后做什么的选择，让您可以对项目进行优先级排序并制定战略计划^[二].

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象限是：

• 做
• 日程
• 代表
• 排除

做

Do 是优先级矩阵中的第一象限，它包含重要的活动。也就是说，那些你需要紧急执行的任务——危机、截止日期和需要你紧急关注并且与你的人生使命高度相关的问题。

你怎么知道哪个任务属于这个象限？

首先分析您的优先事项，然后确定它是否符合“立即行动”的标准。如果任务可以在一天内完成，或者在 24 到 48 小时内完成，那就是紧急的。

在确定此类别的任务优先级时可以采用的另一种方法是采用马克吐温 (Mark Twain) 的“吃青蛙”原则。该原则建议您一醒来就做最紧急的活动。

这是一个实际的例子。

假设您需要起草内容策略并向您的经理提交报告。今天是星期六，提交的截止日期是星期一。我们可以说活动很紧急吗？确实！

日程

优先级矩阵的第二象限是进度表。优先级矩阵将此类别中的任务分类为重要但不那么紧急。

它们是没有立即截止日期的长期目标和任务。这些任务可能包括冥想、写日记、学习、家庭时间和锻炼。

您可以在此象限内计划其他时间段的活动。例如，为了身体健康，你应该锻炼，但你可以分配时间去做。广告

以这样的方式安排这些活动，以免它们转移到“做”或“紧急”象限。确保您有足够的时间来执行它们。

代表

优先矩阵的第三象限是委托。

这些任务对你来说并不重要，但对其他人来说却是非常紧迫的。这就是团队合作发挥作用的地方。

从技术上讲，您可以执行此类别中的任务，但 委托他们 .委派任务将确保您有更多时间从事前两个象限的活动。

您还应该监控您委派的任务。如果您没有用于委派任务的跟踪系统，那只会浪费时间。

排除

最后一个象限突出了您的生产力杀手。它们是对您的目标不重要且不紧急的任务。提高生产力的唯一方法是消除它们。

一些例子是不断检查你的手机、看电影或玩电子游戏。

它们也可能是坏习惯，您需要从您的每日和每周计划中找出并删除它们。

成功人士已经学会了如何优先考虑并坚持重要的事情。他们已经学会了为一项任务找到一个更好的人或消除不太重要的任务。

让我们考虑一下设计了优先级系统的两个鼓舞人心的人物。广告

沃伦·巴菲特 (Warren Buffet) 开发了一个包含两个列表的优先级模型，以确定哪个任务最值得他关注。底线是绕过重要和有用但不是最重要的事情。

商业顾问、营销人员、白手起家的百万富翁和作家马克福特制定了他的策略：

从最重要的优先事项开始工作，休息一下，在第二重要的任务上工作，休息一下，然后整理出不太重要的活动以及下午之前他从其他人那里收到的任何任务。^[3]

如何使用优先级矩阵

如果您不熟悉优先级矩阵，则使用它可能会很棘手，但通过几个简单的步骤，您可以学习以最佳方式使用它。

1. 列出您的优先事项并排序

突出显示您需要在一天内完成的所有任务。然后对它们进行分类有加权标准基于紧迫性和重要性。

确定需要迅速采取行动的任何活动。我指的是一项任务，如果您当天不完成，可能会产生严重后果。例如，如果您不提交内容策略，其他内容编写者将无法工作。这意味着您需要检查高优先级的依赖项。

2. 定义价值

下一步是检查重要性并评估其中哪些对您的业务或组织影响最大。根据经验，您可以检查哪些任务比其他任务具有更高的优先级。例如，在处理任何内部工作之前，您需要先满足客户的要求。

您还可以通过检查任务如何影响组织中的人员和客户来估计价值。简而言之，任务对人或组织的影响越大，优先级就越高。

3. 取出最具挑战性的任务

拖延不是懒惰的症状，但逃避才是。事实是，您通常会避免不想做的任务。高盛前首席执行官劳埃德·布兰克费恩曾说过，他一到办公室，第一件事就是解决最可怕的任务。

布赖恩特雷西将这些任务称为你需要吃的青蛙。这将消除唠叨的恐惧，当你推迟必要的任务时，它会给你带来压力^[4].这就是优先级矩阵可以提供帮助的地方；立即吃掉 Do 青蛙。广告

如果您需要帮助克服拖延症，请查看 本文 .

4. 知道什么对你很重要

只要你在这个宇宙中，你总会遇到不同的选择，这些选择可能与你的目标相矛盾。例如，需要大量出差的精彩促销会使您与重要的关系隔绝。如果你没有优先意识，你可以接受它，即使你的家人是你的首要任务。

因此，确定对您来说重要的事情并做好准备，不要为了眼前的快乐或利益而妥协这些重要的事情是有意义的。

Yogi Berra 这样描述它：

如果你不知道你的目的地，你可能会在其他地方结束。

5. 建立固定的无工作时间

YouTube 首席执行官苏珊·沃西基 (Susan Wojcicki) 制定了一项规定，在晚上 6 点到 9 点之间不查看她的电子邮件。据美国有线电视新闻网商业报道，当谷歌刚刚成立时，她是第一位申请产假的女性。尽管是 YouTube 的 CEO，她还是优先考虑与家人共进晚餐^[5].

是否有可能在工作之外减少我们的人际关系和兴趣的时间？

当然，这就是为什么你需要列出你的无工作时间。这种方法将使您能够为下一个任务更新能量水平。此外，由于您不在通常的工作区，因此您将处于内省的最佳位置。

6. 知道什么时候停止

有时您可以实现清单上的所有内容。在您确定工作量的优先级并评估您的估计值后，从优先级列表中删除剩余的任务并专注于您最紧迫和最重要的任务。

结论

在工作中取得成功是不够的。确保为家人和生活中的重要关系腾出时间。广告

入门和寻找时间可能会很棘手，但通过使用优先级矩阵进行一些练习，您会发现您的工作效率更高，并且能够更好地将时间分配在对您来说很重要的事情上。

更多关于优先排序的提示

• 如何在 10 分钟内确定正确的优先级并将工作速度提高 10 倍
• 回归基础：设定优先级
• 当一切似乎都很重要时如何优先考虑工作

精选照片来源： 威廉·艾文通过 unsplash.com

参考